เช็คลิสต์ที่ต้องรู้ ก่อนลงเงินก้อนแรกกับธุรกิจนำเข้าสินค้าจากจีน ห้ามพลาด

• Facebook
• Twitter
• Line

การเริ่มต้นธุรกิจนำเข้าสินค้าจากประเทศจีน มอบโอกาสที่น่าสนใจมากมาย แต่ก็มาพร้อมกับขั้นตอนที่ซับซ้อนหลายส่วน ซึ่งอาจทำให้รู้สึกหนักใจได้หากขาดการเตรียมตัวที่ดี การมีเช็กลิสต์ที่จำเป็น จะช่วยให้มั่นใจได้ว่า ทุกขั้นตอนสำคัญได้รับการจัดการอย่างครบถ้วน ตั้งแต่การเลือกสินค้าที่เหมาะสม ไปจนถึงการดำเนินพิธีการทางศุลกากร โดยไม่เกิดข้อผิดพลาดที่มีราคาสูง การปฏิบัติตามกระบวนการที่ชัดเจน จะช่วยให้ทุกคนสามารถดำเนินธุรกิจไปข้างหน้า ได้อย่างมั่นใจ และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อยได้

ผู้ที่ประสบความสำเร็จ ในธุรกิจนำเข้า ส่วนใหญ่ มักใช้เวลาในการตรวจสอบซัพพลายเออร์ ทำความเข้าใจข้อกำหนดด้านมาตรฐานต่างๆ และวางแผนด้านโลจิสติกส์อย่างรอบคอบ ก่อนที่จะสั่งซื้อสินค้าครั้งแรก การเตรียมความพร้อมนี้ ไม่เพียงแต่ช่วยปกป้องเงินลงทุน แต่ยังเป็นการวางรากฐาน สำหรับการเติบโตในระยะยาวอีกด้วย เช็กลิสต์ที่มีโครงสร้างชัดเจน เปรียบเสมือนแผนที่นำทาง ซึ่งช่วยให้งานที่ซับซ้อน สามารถจัดการได้ง่ายขึ้น และลดความเสี่ยงที่ไม่จำเป็นลง

ประเด็นสำคัญ

• การวางแผน และค้นคว้าข้อมูลอย่างรอบคอบ เป็นรากฐานที่แข็งแกร่ง สู่ความสำเร็จในการนำเข้า
• การเลือกซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้ และการมีเอกสารที่ถูกต้อง ช่วยลดข้อผิดพลาดที่มีราคาสูง
• การจัดการโลจิสติกส์ การชำระเงิน และการตรวจสอบคุณภาพ ที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยรักษาผลกำไร และลดความเสี่ยงให้เหลือน้อยที่สุด

สารบัญเนื้อหา

1. การวิจัย และคัดเลือกสินค้า

• การระบุความต้องการของตลาด และแนวโน้ม
• การวิเคราะห์อัตรากำไร และราคา
• การประเมินการปฏิบัติตามข้อกำหนด และมาตรฐานความปลอดภัยของผลิตภัณฑ์

2. การค้นหา และตรวจสอบซัพพลายเออร์ในจีน

• แพลตฟอร์ม และเครื่องมือในการจัดหาสินค้า
• การประเมินความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์
• การขอสินค้าตัวอย่าง
• การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์

3. ความเข้าใจเกี่ยวกับกฎระเบียบ และเอกสารการนำเข้า

• ใบอนุญาตนำเข้า และข้อกำหนดทางกฎหมาย
• เอกสารสำคัญที่ใช้ในการนำเข้า
• มาตรฐานการติดฉลาก และการรับรอง

4. การขนส่ง โลจิสติกส์ และพิธีการศุลกากร

• การเลือกวิธีการ และทางเลือกในการจัดส่ง
• การทำงานร่วมกับผู้ให้บริการขนส่ง และตัวแทนออกของ
• การจัดการภาษีอากรศุลกากร และการกักตรวจสินค้า
• การจัดการสต็อกสินค้า และการจัดส่ง

5. การควบคุมคุณภาพ การชำระเงิน และการบริหารความเสี่ยง

• การนำกระบวนการประกันคุณภาพมาปรับใช้
• การใช้บริการตรวจสอบ โดยบุคคลที่สาม
• การเลือกวิธีการชำระเงินที่ปลอดภัย
• การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด และกลโกงที่พบบ่อย

การเลือกสินค้าที่เหมาะสม เพื่อนำเข้าจากประเทศจีน จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับความต้องการของลูกค้า อัตรากำไรที่สมเหตุสมผล และการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎหมาย และความปลอดภัย การมุ่งเน้นในประเด็นเหล่านี้ จะช่วยให้ผู้นำเข้าสามารถลดความเสี่ยง หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีราคาสูง และสร้างธุรกิจที่ยั่งยืนได้

ผู้นำเข้า ควรเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบให้แน่ใจว่า สินค้ามีความต้องการอย่างสม่ำเสมอ ในตลาดเป้าหมาย การตัดสินใจโดยอาศัยเพียงความชอบส่วนตัว มักนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่ดี แต่ควรใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น Google Trends, Amazon Best Sellers หรือรายงานอุตสาหกรรม เพื่อติดตามว่าลูกค้ากำลังซื้ออะไรอยู่

นอกจากนี้ ควรพิจารณาเลือกสินค้าที่ตลาด ยังไม่ถึงจุดอิ่มตัวมากเกินไป หากสินค้านั้นมีวางจำหน่ายอย่างแพร่หลายแล้ว การแข่งขันด้านราคาเพียงอย่างเดียว จะทำได้ยาก สินค้าที่ช่วยแก้ปัญหาเฉพาะทาง หรือมีคุณสมบัติที่เป็นเอกลักษณ์ มักจะมีความโดดเด่นได้ง่ายกว่า

อีกปัจจัยหนึ่ง คือ เรื่องฤดูกาล สินค้าบางชนิด อาจขายดีมากในช่วงเวลาหนึ่งของปี แต่ช่วงเวลาอื่นอาจมียอดขายน้อย การตรวจสอบข้อมูลยอดขายย้อนหลัง จะช่วยให้ผู้นำเข้าหลีกเลี่ยงการนำเงินทุน ไปจมอยู่กับสินค้าที่ขายได้เพียงช่วงสั้นๆ

อัตรากำไร เป็นตัวกำหนดว่าการนำเข้าสินค้านั้น มีความคุ้มค่าทางการเงิน หรือไม่ เกณฑ์มาตรฐานทั่วไป คือ การทำกำไรสุทธิให้ได้อย่างน้อย 20–30% หลังจากหักค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว ในการคำนวณนั้น ผู้นำเข้า ไม่เพียงแต่ต้องพิจารณาต้นทุนจากโรงงานเท่านั้น แต่ยังต้องรวมถึงค่าขนส่ง, ภาษีศุลกากร, ค่าใบรับรอง, ค่าบรรจุภัณฑ์ และค่าธรรมเนียมของแพลตฟอร์มที่วางขายด้วย

ผลิตภัณฑ์จำนวนมาก จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบของท้องถิ่นก่อน จึงจะสามารถวางจำหน่ายได้อย่างถูกกฎหมาย สินค้าประเภทเครื่องใช้ไฟฟ้า ของเล่น และอุปกรณ์ทางการแพทย์ เป็นกลุ่มที่มักต้องการการทดสอบ และการรับรอง ตัวอย่างเช่น สินค้าที่จำหน่ายในสหภาพยุโรป มักต้องมีเครื่องหมาย CE marking เพื่อยืนยันว่า ผลิตภัณฑ์นั้นเป็นไปตามมาตรฐานด้านสุขภาพ ความปลอดภัย และสิ่งแวดล้อม

ในสหรัฐอเมริกา การรับรอง อาจรวมถึงการขึ้นทะเบียนกับ FDA (Food and Drug Administration) สำหรับอุปกรณ์ทางการแพทย์ หรือการปฏิบัติตามมาตรฐาน CPSIA (Consumer Product Safety Improvement Act) สำหรับผลิตภัณฑ์ สำหรับเด็ก หากไม่มีเอกสารที่ถูกต้อง สินค้าอาจถูกกักไว้ที่ด่านศุลกากร หรือถูกห้ามจำหน่าย

ผู้นำเข้าควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า ซัพพลายเออร์ (Supplier) สามารถจัดเตรียมรายงานผลการทดสอบ และใบรับรองที่จำเป็นได้ การพึ่งพาคำกล่าวอ้าง ที่ไม่ผ่านการตรวจสอบนั้น มีความเสี่ยงสูง เนื่องจากความรับผิดชอบสุดท้าย จะตกอยู่ที่ผู้นำเข้า ไม่ใช่ผู้ผลิต การสละเวลาตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ ก่อนทำการสั่งซื้อในปริมาณมาก จะช่วยป้องกันความล่าช้า และค่าปรับที่มีราคาสูงได้

ผู้นำเข้า จำเป็นต้องมีขั้นตอนที่เป็นรูปธรรม ในการค้นหาซัพพลายเออร์ที่น่าเชื่อถือ ยืนยันความถูกต้องตามกฎหมาย และทดสอบคุณภาพสินค้า ก่อนที่จะตัดสินใจสั่งซื้อจำนวนมาก การตรวจสอบอย่างรอบคอบ จะช่วยลดความเสี่ยงต่างๆ เช่น มาตรฐานการผลิตที่ต่ำ การสื่อสารที่ไม่น่าเชื่อถือ หรือต้นทุนแอบแฝง

ผู้นำเข้าจำนวนมาก เริ่มต้นด้วยการค้นหาบนแพลตฟอร์มอย่าง Alibaba, Global Sources และ Made-in-China เว็บไซต์เหล่านี้ รวบรวมรายชื่อผู้ผลิต และบริษัทตัวแทนจำหน่ายหลายพันแห่ง ทำให้การเปรียบเทียบตัวเลือกทำได้ง่ายขึ้น ตัวกรองบนเว็บไซต์ ยังช่วยให้ผู้ซื้อ สามารถจำกัดขอบเขตซัพพลายเออร์ตามหมวดหมู่สินค้า ใบรับรอง หรือภูมิภาคในประเทศจีนได้

การมองหาเครื่องหมายซัพพลายเออร์ ที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว (Verified supplier badges) และรายงานการตรวจสอบจากบุคคลที่สาม (Third-party audit reports) จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ตัวชี้วัดเหล่านี้ บ่งบอกว่า มีโอกาสสูง ที่จะได้ทำงานกับธุรกิจที่จัดตั้งขึ้นอย่างมั่นคง อย่างไรก็ตาม ผู้ซื้อ ไม่ควรพึ่งพาเพียงแค่เครื่องหมายเหล่านี้ เท่านั้น

นอกเหนือจากแพลตฟอร์มเหล่านี้ การใช้เครื่องมืออย่าง QCC (ระบบเผยแพร่ข้อมูลเครดิตองค์กรแห่งชาติของจีน) หรือบริการข้อมูลการนำเข้า สามารถให้ข้อมูลเชิงลึก เกี่ยวกับการจดทะเบียนของซัพพลายเออร์ ประวัติการส่งออก และความมั่นคงทางการเงินได้ การใช้ทั้งแพลตฟอร์มออนไลน์ และการค้นคว้าข้อมูลอิสระ ควบคู่กันไป จะช่วยให้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้นว่า ใครน่าเชื่อถือ และใครอาจก่อให้เกิดความเสี่ยง

การตรวจสอบประวัติของซัพพลายเออร์ เป็นมากกว่าการอ่านข้อมูลบนโปรไฟล์ออนไลน์ ผู้นำเข้าควรขอบสำเนาใบอนุญาตประกอบธุรกิจ และยืนยันว่า ชื่อบริษัทตรงกับข้อมูลที่จดทะเบียนอย่างเป็นทางการ การตรวจสอบอย่างรวดเร็ว ผ่านฐานข้อมูลของรัฐบาลจีน จะช่วยยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายได้

การตรวจสอบโรงงาน—ไม่ว่าจะด้วยตนเอง หรือผ่านบริษัทตรวจสอบภายนอก—ให้ข้อมูลเชิงลึก อันมีค่า เกี่ยวกับกำลังการผลิต กระบวนการควบคุมคุณภาพ และแนวปฏิบัติด้านแรงงาน ขั้นตอนนี้ ช่วยให้มั่นใจได้ว่า ซัพพลายเออร์สามารถจัดการกับปริมาณการสั่งซื้อที่คาดหวังได้

การขอข้อมูลอ้างอิงจากลูกค้ารายก่อนๆ ก็เป็นประโยชน์เช่นกัน ซัพพลายเออร์ที่น่าเชื่อถือ มักจะเปิดเผยข้อมูลติดต่อของลูกค้า หากซัพพลายเออร์ หลีกเลี่ยงที่จะให้ข้อมูลอ้างอิง หรือต่อต้านการตรวจสอบ นั่นอาจเป็นสัญญาณเตือนได้

ก่อนทำการสั่งซื้อจำนวนมาก ผู้ซื้อควรขอสินค้าตัวอย่างเสมอ สินค้าตัวอย่าง ช่วยให้สามารถตรวจสอบคุณภาพวัสดุ ฝีมือการผลิต และบรรจุภัณฑ์ได้ การเปรียบเทียบตัวอย่างจากซัพพลายเออร์หลายราย ทำให้เห็นความแตกต่างในด้านความสม่ำเสมอ และการเก็บรายละเอียดงานได้ง่ายขึ้น

ผู้นำเข้าควรให้ความสำคัญว่า สินค้าตัวอย่างนั้นตรงกับข้อมูลจำเพาะ (Specifications) ที่ได้ตกลงกันไว้ หรือไม่ หากซัพพลายเออร์ ไม่สามารถส่งมอบตัวอย่างที่ถูกต้องได้ อาจบ่งชี้ถึงปัญหาในการควบคุมคุณภาพ เมื่อผลิตในปริมาณมาก

เป็นเรื่องปกติที่ซัพพลายเออร์ จะเรียกเก็บค่าธรรมเนียม สำหรับสินค้าตัวอย่าง โดยเฉพาะสินค้าที่ต้องผลิตขึ้นใหม่ แม้ว่านี่จะเป็นต้นทุนเล็กน้อย ที่ต้องจ่ายล่วงหน้า แต่ก็สามารถป้องกันความเสียหายทางการเงินที่ใหญ่กว่า ในภายหลังได้ กระบวนการอนุมัติตัวอย่างที่มีการบันทึกไว้อย่างดี ยังสร้างจุดอ้างอิง สำหรับการตรวจสอบคุณภาพ ในอนาคตอีกด้วย

เมื่อระบุซัพพลายเออร์ที่น่าเชื่อถือได้แล้ว การรักษาความสัมพันธ์ที่ชัดเจน และเป็นมืออาชีพ เป็นสิ่งสำคัญ การสื่อสารที่ดี จะช่วยป้องกันความเข้าใจผิด เกี่ยวกับข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ กำหนดเวลา และเงื่อนไขการชำระเงิน

ผู้นำเข้า มักจะได้รับประโยชน์จากการร่างสัญญา ที่ระบุรายละเอียดชัดเจน ซึ่งครอบคลุมถึงมาตรฐานคุณภาพ กำหนดการส่งมอบ และบทลงโทษกรณีไม่ปฏิบัติตามข้อตกลง สิ่งนี้ จะช่วยลดโอกาสการเกิดข้อพิพาท

ความสัมพันธ์ระยะยาวกับซัพพลายเออร์ สามารถนำไปสู่ราคาที่ดีขึ้น สิทธิ์ในการผลิตก่อน และเงื่อนไขการชำระเงินที่ยืดหยุ่นมากขึ้น การปฏิบัติต่อซัพพลายเออร์ในฐานะคู่ค้า แทนที่จะเป็นเพียงผู้ขาย จะช่วยส่งเสริมความร่วมมือ และความไว้วางใจ ซึ่งเป็นสิ่งที่มีค่าอย่างยิ่ง ในการจัดหาสินค้าจากประเทศจีน

การนำเข้าสินค้าจากจีนนั้น มีขั้นตอนมากกว่าแค่การจัดส่ง ผู้นำเข้าจำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบการนำเข้า เตรียมเอกสารที่ถูกต้อง และปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านฉลาก หรือการรับรองเฉพาะทาง เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า และค่าปรับ การใส่ใจในรายละเอียดเหล่านี้ จะช่วยให้สินค้าผ่านพิธีการศุลกากรได้อย่างราบรื่น และเป็นไปตามกฎหมายการค้า

ไม่ใช่สินค้าทุกประเภท ที่ต้องใช้ใบอนุญาตนำเข้า แต่สินค้าบางกลุ่มจำเป็นต้องมี เช่น สารเคมี ผลิตภัณฑ์อาหาร เครื่องมือแพทย์ และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมักต้องมีใบอนุญาตพิเศษก่อน จึงจะสามารถนำเข้ามาในประเทศได้ ผู้นำเข้าควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า สินค้าของตนจัดอยู่ในกลุ่มสินค้าควบคุม หรือไม่ ก่อนที่จะสรุปสัญญาการซื้อขาย

นอกจากนี้ ทางการอาจต้องการการอนุมัติล่วงหน้า หรือการตรวจสอบ ยกตัวอย่างเช่น สินค้าประเภทอาหารเสริม หรือผลิตภัณฑ์อาหาร อาจต้องได้รับการอนุมัติจากหน่วยงานด้านความปลอดภัยของอาหาร ส่วนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ อาจต้องผ่านการทดสอบมาตรฐานความปลอดภัย หรือการปล่อยคลื่นสัญญาณ

การทำงานร่วมกับตัวแทนออกของที่ได้รับอนุญาต (ชิปปิ้ง) หรือผู้ให้บริการขนส่งสินค้าระหว่างประเทศ จะช่วยให้ธุรกิจทราบถึงข้อบังคับเหล่านี้ ได้ตั้งแต่เนิ่นๆ อีกทั้งยังสามารถช่วยระบุพิกัดศุลกากร (Harmonized System – HS Code) ที่ถูกต้อง ซึ่งใช้ในการกำหนดอัตราอากร และตรวจสอบว่า จำเป็นต้องมีใบอนุญาตเพิ่มเติม หรือไม่

เอกสารเป็นหลักฐาน สำหรับเจ้าหน้าที่ศุลกากร ในการตรวจสอบรายละเอียดการจัดส่ง การจำแนกประเภทสินค้า และมูลค่า โดยเอกสารที่สำคัญ ที่สุด ประกอบด้วย

• บัญชีราคาสินค้า (Commercial Invoice) – ใช้สำหรับแจ้งมูลค่าทางศุลกากร และต้องมีข้อมูลสอดคล้องกับเอกสารอื่นๆ ทั้งหมด
• บัญชีรายละเอียดบรรจุหีบห่อ (Packing List) – แจ้งรายละเอียด เกี่ยวกับส่วนประกอบ น้ำหนัก และบรรจุภัณฑ์ของสินค้า
• ใบตราส่งสินค้า (Bill of Lading) – ออกโดยผู้ขนส่ง เพื่อยืนยันการขนส่ง และกรรมสิทธิ์ในสินค้านั้น
• ใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า (Certificate of Origin) – ใช้ยืนยันว่า สินค้าถูกผลิตที่ใด ซึ่งอาจส่งผลต่ออัตราอากร

หากเอกสารเหล่านี้ มีข้อมูลที่ไม่ตรงกัน การดำเนินพิธีการศุลกากรอาจล่าช้า หรือถูกปฏิเสธได้ ผู้นำเข้า ควรตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอย่างละเอียดรอบคอบ เพื่อให้แน่ใจว่า รายละเอียดสินค้า ปริมาณ และมูลค่าตรงกันในทุกเอกสาร

หลายธุรกิจ พึ่งพาผู้ให้บริการขนส่ง ในการจัดการเอกสารเหล่านี้ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงจากความผิดพลาด และทำให้สินค้าผ่านศุลกากรไปได้ โดยไม่มีค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

สินค้า มักจะต้องเป็นไปตามข้อกำหนด การติดฉลากที่เฉพาะเจาะจง ก่อนที่จะวางจำหน่ายในตลาดปลายทางได้ ตัวอย่างเช่น ฉลากอาหารต้องระบุส่วนผสม วันหมดอายุ และประเทศผู้ผลิต ส่วนอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ และเครื่องจักร อาจต้องมีฉลากความปลอดภัย ในภาษาของประเทศผู้นำเข้า

สินค้าที่ส่งไปยังสหภาพยุโรป (EU) มักต้องมีเครื่องหมาย CE ซึ่งเป็นการยืนยันว่า ผลิตภัณฑ์สอดคล้องกับมาตรฐานความปลอดภัย สุขภาพ และสิ่งแวดล้อมของสหภาพยุโรป หากไม่มีเครื่องหมายนี้ ศุลกากรอาจระงับการนำเข้า หรือต้องการให้มีการทดสอบเพิ่มเติม

อาจมีใบรับรองอื่นๆ ที่จำเป็น ขึ้นอยู่กับประเภทของสินค้า เช่น สินค้าเกษตรอินทรีย์ ต้องมีตราสัญลักษณ์รับรองที่ได้รับอนุมัติ ในขณะที่สินค้าสิ่งทอ อาจต้องมีฉลากแสดงส่วนประกอบของเส้นใย ผู้นำเข้าควรตรวจสอบมาตรฐานเหล่านี้ ตั้งแต่เนิ่นๆ เพราะการมาติดฉลากเพิ่มเติม หลังจากสินค้ามาถึงแล้ว อาจมีค่าใช้จ่ายสูง และใช้เวลานาน

การนำเข้าสินค้าจากจีน เกี่ยวข้องมากกว่าแค่การจัดการเรื่องการขนส่ง ธุรกิจ จำเป็นต้องตัดสินใจเลือกวิธีการจัดส่งที่เหมาะสม ประสานงานกับคู่ค้าด้านการขนส่ง จัดการข้อกำหนดทางศุลกากร และวางแผนการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้า และค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด

วิธีการจัดส่งที่เหมาะสม ขึ้นอยู่กับขนาดของสินค้า ความเร่งด่วน และงบประมาณ การขนส่งทางเรือ เป็นทางเลือกที่คุ้มค่า ที่สุด สำหรับการสั่งซื้อจำนวนมาก โดยมีตัวเลือกเป็นการขนส่งแบบเต็มตู้คอนเทนเนอร์ (Full Container Load – FCL) สำหรับสินค้าปริมาณมาก และการขนส่งแบบไม่เต็มตู้คอนเทนเนอร์ (Less than Container Load – LCL) สำหรับสินค้าที่มีปริมาณน้อยกว่า อ่านเพิ่มเติม (ประเภทตู้คอนเทนเนอร์)

สำหรับสินค้าเร่งด่วน หรือมีมูลค่าสูง การขนส่งทางอากาศ จะใช้ระยะเวลาขนส่งเร็วกว่า แต่มีค่าใช้จ่ายสูงกว่า ส่วนพัสดุขนาดเล็ก หรือสินค้าตัวอย่างอาจเหมาะสมที่สุด สำหรับบริการจัดส่งด่วน เช่น DHL หรือ FedEx ซึ่งช่วยให้พิธีการศุลกางรง่ายขึ้น แต่มีอัตราค่าบริการที่สูงกว่า

ผู้ซื้อ ควรพิจารณาเงื่อนไขการส่งมอบ (Incoterms) เช่น FOB (Free on Board), CIF (Cost, Insurance, and Freight) และ EXW (Ex Works) เงื่อนไขเหล่านี้ เป็นข้อกำหนดที่ระบุว่า ฝ่ายใดเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่ายในการขนส่ง ค่าประกันภัย และพิธีการศุลกากร การเลือก Incoterm ที่เหมาะสม จะช่วยลดความเข้าใจผิด และช่วยควบคุมต้นทุนรวมของสินค้าจนถึงมือผู้ซื้อ (Total Landed Cost) ได้

ข้อเปรียบเทียบอย่างง่าย

การจัดการการขนส่งระหว่างประเทศ ด้วยตนเอง อาจมีความซับซ้อน ผู้นำเข้าจำนวนมาก จึงพึ่งพาผู้ให้บริการขนส่งสินค้าระหว่างประเทศ (Freight Forwarder) ในการประสานงานด้านการขนส่ง เอกสาร และพิธีการศุลกากร โดยผู้ให้บริการเหล่านี้ จะทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างผู้ส่งสินค้า บริษัทขนส่ง และหน่วยงานศุลกากร เพื่อให้มั่นใจว่า สินค้าจะถูกขนส่งข้ามพรมแดนได้อย่างราบรื่น

ส่วนตัวแทนออกของ (Customs Broker) จะมีความเชี่ยวชาญด้านพิธีการศุลกากรโดยเฉพาะ มีหน้าที่ตรวจสอบพิกัดอัตราศุลกากร คำนวณภาษีนำเข้า และจัดเตรียมใบขนสินค้า ซึ่งช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง เช่น การสำแดงประเภทสินค้าผิด หรือการยื่นเอกสารไม่ครบถ้วน

บางบริษัท อาจใช้บริการแบบครบวงจร ซึ่งผู้ให้บริการขนส่ง จะทำหน้าที่เป็นผู้รวบรวมสินค้า (Freight Consolidator) ด้วย โดยการรวบรวมสินค้าย่อยๆ จากหลายเจ้ามาไว้ด้วยกัน เพื่อลดต้นทุน ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง สำหรับธุรกิจที่ไม่ได้จัดส่งสินค้าในปริมาณมาก จนเต็มตู้คอนเทนเนอร์ เป็นประจำ

เมื่อต้องเลือกพันธมิตรทางธุรกิจ ผู้นำเข้าควรตรวจสอบสิ่งต่อไปนี้

• ประสบการณ์ในเส้นทางการขนส่งจากประเทศจีน
• ราคาที่โปร่งใส ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
• ความสามารถในการจัดการขนส่ง ตามเงื่อนไข CIF, FOB หรือ EXW
• มีสำนักงาน หรือตัวแทนใกล้ท่าเรือ และสนามบินหลักในจีน

สินค้าทุกชิปเมนต์ ที่นำเข้ามาในประเทศ จะต้องผ่านพิธีการศุลกากร ซึ่งเกี่ยวข้องกับการสำแดงสินค้า การชำระภาษีนำเข้า และการปฏิบัติตามข้อกำหนดการตรวจสอบ โดยภาษีอากร อาจประกอบด้วยอากรศุลกากรทั่วไป ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และในบางกรณี อาจมีภาษีสรรพสามิต

หากเอกสารไม่สมบูรณ์ หรือคำอธิบายสินค้าไม่ชัดเจน สินค้าอาจถูกกัก โดยศุลกากรได้ ความล่าช้าเหล่านี้ อาจส่งผลให้เกิดค่าจัดเก็บสินค้าที่ท่าเรือ ผู้นำเข้าจึงควรเตรียมบัญชีราคาสินค้า (Invoice) บัญชีรายละเอียดบรรจุหีบห่อ (Packing List) และใบรับรองแหล่งกำเนิดสินค้า (Certificate of Origin) ให้ถูกต้องเสมอ เมื่อจำเป็นต้องใช้

เพื่อป้องกันปัญหา ธุรกิจควรตรวจสอบพิกัดศุลกากร (HS Code) ที่ถูกต้อง สำหรับสินค้าของตน เนื่องจากการจำแนกประเภทนี้ จะใช้กำหนดอัตราอากร และข้อกำหนดในการตรวจสอบ การทำงานร่วมกับตัวแทนออกของที่มีประสบการณ์ จะช่วยลดความเสี่ยงในการสำแดงพิกัดผิดพลาด หรือการถูกปรับ

ผู้นำเข้ายังต้องชำระอากร ภายในกรอบเวลาที่กำหนด ซึ่งโดยปกติ คือ ภายในหนึ่งสัปดาห์หลังจากการประเมิน การชำระล่าช้า อาจส่งผลให้ถูกปรับ หรือทำให้การปล่อยสินค้าล่าช้าออกไป

เมื่อสินค้าผ่านพิธีการศุลกากรแล้ว ขั้นตอนต่อไป จะมุ่งเน้นไปที่การจัดการสต็อกสินค้า และการส่งมอบให้ตรงเวลา ผู้นำเข้าควรวางแผนพื้นที่คลังสินค้าล่วงหน้า โดยเฉพาะเมื่อต้องจัดการกับคำสั่งซื้อจำนวนมาก ที่มาจากการขนส่งทางเรือ

สำหรับธุรกิจที่มีการจัดส่งอย่างต่อเนื่อง การกำหนดตารางเวลาที่แน่นอน สำหรับการจัดส่งแบบไม่เต็มตู้ (LCL) หรือเต็มตู้ (FCL) จะช่วยรักษาระดับสต็อกให้คงที่ โดยไม่ทำให้คลังสินค้าหนาแน่นเกินไป การขนส่งทางอากาศ สามารถใช้เป็นทางเลือกสำรอง เมื่อสต็อกสินค้าเหลือน้อย

ผู้นำเข้าบางราย ใช้ประโยชน์จากคลังสินค้าทัณฑ์บน หรือเขตปลอดอากร เพื่อชะลอการชำระภาษีออกไป จนกว่าสินค้าจะถูกนำเข้าสู่ตลาดในประเทศ ซึ่งสามารถช่วยเพิ่มสภาพคล่องทางการเงิน และความยืดหยุ่นในการดำเนินงานได้

การประสานงานเรื่องการจัดส่งขั้นสุดท้าย ก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ผู้นำเข้าควรตัดสินใจว่า จะจัดการการขนส่งภายในประเทศด้วยตนเอง หรือจะให้ผู้ให้บริการขนส่งเป็นผู้จัดการให้ การติดตามสถานะที่เชื่อถือได้ และการสื่อสารที่ดีกับพันธมิตรด้านโลจิสติกส์ จะช่วยให้มั่นใจได้ว่า สินค้าจะไปถึงจุดหมายปลายทาง ตรงเวลา และอยู่ในสภาพสมบูรณ์

ผู้นำเข้า ที่จัดหาสินค้าจากประเทศจีน มักเผชิญกับความท้าทายที่เกิดขึ้นซ้ำๆ ในด้านคุณภาพสินค้า การทำธุรกรรมทางการเงินที่ปลอดภัย และความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์ การเตรียมการอย่างรอบคอบในด้านเหล่านี้ จะช่วยลดความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง หลีกเลี่ยงข้อพิพาท และรักษาประสิทธิภาพของห่วงโซ่อุปทาน (Supply Chain) ให้มีความสม่ำเสมอ

การควบคุมคุณภาพ (Quality Control) ควรเริ่มต้นก่อนการผลิต ผู้ซื้อควรจัดทำรายการตรวจสอบคุณภาพโดยละเอียด (Quality Control Checklist) ให้กับซัพพลายเออร์ ซึ่งระบุข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ ข้อกำหนดด้านบรรจุภัณฑ์ การติดฉลาก และระดับของเสียที่ยอมรับได้ เพื่อให้แน่ใจว่า ทั้งสองฝ่ายตกลงตามมาตรฐานที่ชัดเจนร่วมกัน

ในระหว่างการผลิต การตรวจสอบระหว่างสายการผลิต (In-line Inspection) จะช่วยให้ตรวจพบปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ตัวอย่างเช่น การตรวจสอบขนาด วัสดุ และการติดฉลาก ก่อนที่จะเริ่มการผลิตจำนวนมาก จะช่วยลดความเสี่ยงที่จะได้สินค้าที่บกพร่องทั้งล็อต

ตารางอย่างง่าย สามารถช่วยจัดระเบียบข้อกำหนดต่างๆ ได้ดังนี้